Que faut-il faire avant d'embaucher son premier salarié ?
Pour les dirigeants de TPE, artisans et commerçants qui s'apprêtent à recruter leur premier salarié et veulent être en règle côté santé, sécurité et formalités.
Par l'équipe Simplinorme · À jour au
Avant l'arrivée de votre premier salarié, vous devez faire la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'Urssaf, adhérer à un service de prévention et de santé au travail, ouvrir un registre unique du personnel, mettre en place une complémentaire santé collective et identifier votre convention collective. Côté sécurité, le document unique d'évaluation des risques est obligatoire dès le premier salarié, ainsi que les affichages et une formation à la sécurité dès l'embauche. Le règlement intérieur, lui, n'est obligatoire qu'à partir de 50 salariés.
Quelles déclarations faire avant le premier jour ?
La DPAE est la première formalité. Elle est nominative et se fait auprès de l'Urssaf (ou de la MSA pour le régime agricole), en ligne sur net-entreprises.fr ou urssaf.fr. Vous pouvez l'envoyer au plus tôt 8 jours avant la date prévue d'embauche, et dans tous les cas avant la prise de poste.
Une seule DPAE regroupe plusieurs démarches : immatriculation du salarié à la Sécurité sociale, affiliation à l'assurance chômage pour une première embauche, et information du service de prévention et de santé au travail pour la visite d'embauche.
Omettre volontairement la DPAE fait partie des cas de travail dissimulé. Les textes prévoient jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.
Référence : art. L1221-10, R1221-4 et R1221-5 du Code du travail (DPAE) ; art. L8221-5 et L8224-1 (travail dissimulé).
Faut-il adhérer à un service de santé au travail ?
Oui. Tout employeur doit organiser le suivi de santé de ses salariés. Pour une TPE, cela passe par l'adhésion à un service de prévention et de santé au travail interentreprises (SPSTI), compétent pour votre secteur géographique ou votre métier. L'adhésion est payante (cotisation par salarié). La DPAE signale l'embauche, mais vérifiez auprès du service que votre adhésion est bien enregistrée.
Chaque nouveau salarié bénéficie d'une visite d'information et de prévention (VIP), réalisée par un professionnel de santé du service (médecin du travail, infirmier…). Les délais dépendent du poste :
- cas général : dans les 3 mois suivant la prise effective du poste ;
- salarié de moins de 18 ans ou travailleur de nuit : avant l'affectation au poste ;
- poste à risques particuliers (suivi individuel renforcé) : un examen médical d'aptitude par le médecin du travail, lui aussi avant l'affectation.
La visite est ensuite renouvelée selon une périodicité fixée par le médecin du travail, au maximum tous les 5 ans dans le cas général.
Référence : art. L4622-1, R4624-10, R4624-16, R4624-18 et R4624-24 du Code du travail.
Quels documents de sécurité préparer dès le premier salarié ?
Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) est obligatoire dès que vous employez une personne, quel que soit votre effectif. Vous y recensez les risques de chaque situation de travail et les actions de prévention prévues. Sous 11 salariés, il n'y a pas de mise à jour annuelle imposée, mais il faut le revoir à chaque changement important (nouveau local, machine, organisation) ou quand une information nouvelle sur un risque apparaît.
Vous conservez chaque version pendant 40 ans et la transmettez à votre service de santé au travail à chaque mise à jour. Un avis indiquant comment les salariés peuvent consulter le document doit être affiché. Ne pas établir ou ne pas tenir à jour le DUERP est puni de l'amende des contraventions de 5e classe. Depuis le 27 juin 2026, l'absence de document unique peut aussi entraîner une amende administrative, jusqu'à 4 000 € par salarié concerné.
Prévoyez aussi une trousse de premiers secours adaptée aux risques de votre activité, facile d'accès, et les consignes de sécurité incendie.
Référence : art. L4121-3-1, R4121-1, R4121-2, R4121-4, R4741-1, L8115-1 (6°) et L8115-3 et R4224-14 du Code du travail ; loi n° 2026-534 du 25 juin 2026.
Quels registres et affichages mettre en place ?
Le registre unique du personnel est obligatoire dès le premier salarié, dans chaque établissement. Vous y inscrivez les salariés dans l'ordre d'embauche : identité, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, type de contrat. Il peut être tenu sur papier ou sur support numérique. Chaque mention se conserve 5 ans après le départ du salarié. Une infraction est punie d'une amende de 4e classe, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés.
Certaines informations doivent aussi être affichées ou communiquées aux salariés : coordonnées de l'inspection du travail et du service de santé au travail, numéros d'urgence, consignes incendie, horaires, accès au document unique, convention collective… La liste complète et les seuils sont détaillés sur notre page affichages obligatoires.
Référence : art. L1221-13, D1221-23 et R1227-7 du Code du travail ; art. R4121-4 (avis sur le document unique).
Mutuelle, prévoyance, convention collective : que vérifier ?
Tout employeur du secteur privé doit proposer une complémentaire santé collective à tous ses salariés, sans condition d'ancienneté. Vous financez au moins 50 % de la cotisation et le contrat doit couvrir un panier de soins minimal. Certains salariés peuvent demander une dispense (CDD de moins de 3 mois, temps partiel très réduit, couverture déjà existante…). Votre convention collective peut imposer des garanties ou une participation plus élevées.
La prévoyance (décès, incapacité, invalidité) n'est pas imposée de façon générale par la loi, mais :
- si vous embauchez un cadre, vous devez cotiser à sa prévoyance à hauteur de 1,50 % de son salaire dans la limite du plafond de la Sécurité sociale, à votre charge ;
- de nombreuses conventions collectives prévoient un régime de prévoyance pour tous les salariés.
La convention collective applicable dépend de votre activité principale. Le code APE n'est qu'un indice. Elle fixe notamment des minima de salaire, des primes, parfois des formations ou un suivi spécifiques. Vous devez en informer le salarié par écrit au plus tard un mois après l'embauche et la tenir à disposition sur le lieu de travail. Son intitulé figure sur le bulletin de paie.
Référence : art. L911-7 et D911-1 du Code de la sécurité sociale (complémentaire santé) ; art. 7 de la convention collective nationale du 14 mars 1947, repris par l'accord national interprofessionnel du 17 novembre 2017 (prévoyance des cadres) ; art. R1221-34, R1221-35 et R2262-1 du Code du travail (information sur la convention).
Que faire le jour de l'arrivée, et quels seuils surveiller ensuite ?
Dès l'embauche, vous devez informer le salarié des risques de son poste et lui donner une formation pratique à la sécurité, compréhensible pour lui. Elle porte sur trois points : la circulation dans l'entreprise, les conditions d'exécution du travail (gestes sûrs, modes opératoires, rôle des protections) et la conduite à tenir en cas d'accident ou de sinistre. Elle se renouvelle en cas de changement de poste ou de méthode de travail.
Si le poste exige une formation obligatoire en santé-sécurité (habilitation électrique, conduite d'engins…), vous devez la déclarer dans le passeport de prévention. L'espace employeur est ouvert depuis le 16 mars 2026, avec vos identifiants net-entreprises. Jusqu'au 31 décembre 2026, vous disposez de 9 mois pour déclarer ; à partir du 1er janvier 2027, ce délai passe à 6 mois.
Plusieurs obligations dépendent ensuite de l'effectif :
- 11 salariés : comité social et économique (CSE) si ce seuil est atteint 12 mois consécutifs, mise à jour au moins annuelle du document unique ;
- 50 salariés : règlement intérieur obligatoire, 12 mois après l'atteinte du seuil, et programme annuel de prévention à la place d'une simple liste d'actions.
Les règles de calcul de l'effectif diffèrent selon les obligations : vérifiez celle qui s'applique avec votre expert-comptable ou l'inspection du travail.
Référence : art. L4141-2, R4141-2, R4141-3 et R4141-13 du Code du travail (formation à la sécurité) ; décret n° 2025-748 du 1er août 2025 modifié par le décret n° 2026-496 du 12 juin 2026 (passeport de prévention) ; art. L1311-2 (règlement intérieur) ; art. L2311-2 (CSE).
Exemple : une fleuriste embauche une vendeuse en CDI
Exemple fictif. Une fleuriste installée seule recrute une vendeuse à temps plein. Une semaine avant l'arrivée, elle fait la DPAE en ligne et contacte le service de santé au travail de son secteur pour adhérer. Elle rédige son document unique : coupures, port de seaux, sols mouillés, chambre froide, livraisons. Elle ouvre le registre du personnel, souscrit la complémentaire santé prévue par sa convention collective et met à jour ses affichages. Le premier jour, elle montre à la vendeuse les gestes de coupe, la chambre froide, la trousse de secours et la conduite en cas d'incendie. La visite d'information et de prévention est programmée dans les trois mois.
Notez par écrit la formation sécurité donnée le premier jour : date, contenu, signature du salarié. Les textes n'imposent pas de forme particulière, mais en cas d'accident ou de contrôle, c'est votre meilleure preuve.
Piège fréquent : penser que le document unique n'est utile « qu'à partir de 11 salariés ». C'est seulement la mise à jour annuelle qui démarre à ce seuil. Le document, lui, est dû dès le premier salarié, y compris pour un apprenti ou un CDD.
Ce que Simplinorme peut faire pour vous
Toutes les règles que votre entreprise doit respecter, nous les repérons, nous les mettons en place et nous les suivons avec vous : 15 domaines, plus celles de votre métier. Un interlocuteur dédié, de l'ouverture au contrôle.
Nous réalisons votre document unique à partir d'une visite sur place et préparons l'accueil sécurité de votre premier salarié : support de formation, affichages et calendrier des échéances (visite médicale, mises à jour, renouvellements). Nous ne gérons ni la paie, ni les contrats, ni les assurances : pour ces sujets, votre expert-comptable, un avocat ou votre courtier restent les bons interlocuteurs.